Komunikacja wewnętrzna w firmie

Komunikacja wewnętrzna w firmie – co to jest?

Praktycznie każda firma skupia się na tym, aby mieć spójny branding. Aby być widzianą pozytywnie w oczach klientów, zgodnie z insightami konsumenckimi. Ale już nieliczne firmy dbają o employer branding, czyli o to, jak powinny być widziane przez pracowników, jako pracodawca.

Podobnie sytuacja wygląda na froncie komunikacyjnym. Setki tysięcy firm skupiają się na komunikacji na linii klient-marka, kreując komunikaty marketingowe i wychodząc z nimi do świata, ale jedynie procent z nich dba o komunikację wewnętrzną. A przecież to ona wpływa sprawność działania przedsiębiorstwa.

Dlaczego tak się dzieje? Może dlatego, że wielu przedsiębiorców uwierzyło w mit międzynarodowej korporacji, uznając, że komunikacja wewnętrzna jest potrzebna wyłącznie w przypadku firmy zatrudniającej setki lub tysiące pracowników. A przecież w organizacji zatrudniającej nawet dwie osoby, dialog jest konieczną (i jedyną) formą komunikacji. Niestety mało mówi się o tym, jak go prowadzić, aby zbliżał firmę do założeń strategicznych.

Komunikacja w firmie – dlaczego jest potrzebna?

Moim celem nie jest przekonywanie kogokolwiek na siłę do wprowadzenia modelu komunikacyjnego w firmie. Taka decyzja powinna być w pełni samodzielna. Na podstawie kilkunastoletniego doświadczenia w pracy z mniejszymi i średnimi firmami, widzę, że komunikacja stanowi trzon każdej firmy (nawet zautomatyzowanej, w której większość pracy wykonują maszyny).

Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest potrzebna? Jakie cele spełnia?

• Przekazywanie informacji – komunikacja zapewnia klarowny przepływ informacji dotyczących funkcjonowania firmy, produktów, usług oraz realizowanych projektów. Sprawia, że niezależnie od szczebla kariery, każda osoba wie, co ma zrobić i w jaki sposób. Zdaje sobie sprawę z oczekiwań.
• Integracja pracowników – komunikacja buduje poczucie przynależności do organizacji poprzez integrowanie pracowników wokół wspólnych wartości, celów i wizji. Tak się tworzy team spirit. Mimo tego, że w firmie jest kilkanaście, kilkadziesiąt lub kilkaset osób i każdy ma swobodę wypowiedzi, to łączy je wspólny cel. Big idea jest jedna.
• Przekazywanie doświadczenia – komunikacja pozwala przekazywać dobre praktyki w realizowanych projektach, nagradzać osiągnięć pracowników. Bo w końcu lepiej się uczyć na cudzych błędach niż na swoich. Pewnie wiesz, jak to wygląda w wielkich korporacjach. Kiedy pojawia się jeden błąd, to na jego podstawie tworzona jest procedura po to, aby uniknąć tego błędu w przyszłości.
• Stworzenie przestrzeni do wymiany spostrzeżeń – komunikacja pozwala dzielić się know-how i przyspieszyć proces wzrostu rozwoju firmy. Najprostszym przykładem jest sytuacja, w której dopiero co zatrudniony junior chłonie wiedzę i wskazówki od doświadczonego seniora, który na niejednym projekcie zjadł zęby.
• Motywowanie zespołu – komunikacja pozwala zachęcić do osiągania celów. Co ciekawe – motywatorem wcale nie musi być premia, ale do głosu dochodzą także: uznanie, docenienie słowne, realizowanie ciekawych projektów czy zaspokajanie swoich ambicji.
• Eliminowanie chaosu informacyjnego – sprawna komunikacja redukuje liczbę niedopowiedzeń, plotek, przestojów i konfliktów.

Komunikacja wewnętrzna w firmie przykłady

Jak budować komunikację wewnętrzną w firmie? Warto zacząć od małych rzeczy, bo nie od razu Rzym zbudowano. Wprowadzenie „na hura” wszystkich poniższych rozwiązań z całą pewnością może wprowadzić niemałe zamieszanie w organizacji, prowadzące do chaosu informacyjnego. Dlatego mądrze dawkuj wprowadzanie zmian.

Przyjrzyj się swoim zasobom. Przeanalizuj charakterystykę Twojej firmy. Zastanów się, których rzeczy potrzebujesz przede wszystkim i które z nich są możliwe do wdrożenia jak najszybciej, jeszcze w tym miesiącu. 

1. Kanały komunikacji – z mojego doświadczenia wynika, że im jest ich mniej, tym lepiej. Ludzie mają już przesyt kanałów. Slack, mail, Discord, Teams, SMS-y, Asana, Trello… Mogę tak wymieniać godzinami. Każde dodatkowe narzędzie niszczy efektywną komunikację i zamiast podnosić efektywność, zmniejsza ją. Uproszczenie protokołu komunikacyjnego działa cuda. 

1. Newslettery firmowe – to świetna forma przypominajek z najważniejszymi informacjami. Coroczne rozliczenie PIT-u, zaproszenie na jubileusz firmy, spotkanie z zarządem, informacje o wyjeździe integracyjnym – w newsletterze możesz pisać o wszystkim, komunikując się w przeciągu paru sekund z kilkoma, a nawet kilkudziesięcioma tysiącami pracowników jednocześnie. Ważne jest to, aby newsletter był minimalistyczny, zawierał bulletpointy i miał wytłuszczone najważniejsze informacje. Pracownicy nie mają czasu na czytanie kilkustronicowych wywodów prezesa lub działu HR. Dla chętnych można zrobić wersję rozbudowaną pod przyciskiem „więcej”.

1. Czat firmowy – to wiąże się z intranetem, ale jednocześnie przypomina nieco customer support. Skoro na stronie internetowej masz taki sam czat dla klientów, to może warto go wprowadzić dla pracowników? To świetne miejsce na wymianę doświadczeń, dzielenie się cennym know-how i przyspieszeniem wielu procesów.

1. Kick-offy – spotkania typu „kick-off” są niezwykle istotne dla każdego pracownika, bo pozwalają złapać szerszy kontekst przed przystąpieniem prac. Na takim spotkaniu powinien pojawić się cały zespół – od project managera, przez seniora, po juniora. A to wszystko po to, aby każda osoba pracująca przy danym projekcie, znała go od podszewki i znała punkt wyjścia.

1. Mastermind – grupy mastermind odkrywają ukryty potencjał zespołu. Dzięki nim można szybciej przejść od gadania do działania. Wiele świetnych pomysłów pracowników w firmie jest tłumionych. Dlaczego? Odpowiada za to brak wypracowania schematu swobodnego transferu myśli. Spotkania mastermind as po to, aby każdy członek zespołu mógł wyrazić swoje pomysły. Szczególnie cenię tę formę pracy z grupą – zobacz, jak to robię.

1. Kącik zwierzeń – to rozwiązanie dla organizacji, które zatrudniają specjalistów (in-house lub outsourcują) od komunikacji, np. trenerów komunikacji, psychologów, HR-owców. Taktyka polega na tym, aby stworzyć w organizacji miejsce do luźnej wymiany myśli na temat samej organizacji pracy. To może być skrzynka na listy, do której anonimowo będą wrzucane karteczki z zażaleniami albo plik tekstowy w chmurze, w którym każdy anonimowo będzie mógł zapisać, co go uwiera. W każdym przypadku chodzi o to samo, czyli acting out – wyrzucenie z siebie tego, co leży na sercu. Następnie specjalista od komunikacji analizuje odpowiedzi i wprowadza rozwiązania. Powinien zacząć od tych zagadnień, które najczęściej się pojawiają w odpowiedziach.

Skuteczna komunikacja w firmie – 5 wskazówek

Na sam koniec pragnę zostawić Ci na złotej tacy gotowe wskazówki à propos komunikacji wewnętrznej, które możesz wdrożyć już za moment. Niech będą one kompasem, wyznaczającym kierunek działań i trzymających Cię w ryzach.

1. Wyznacz cel, na którym Ci zależy – w organizacji pracuje się na KPI-ach. Mierzyć można wszystko. Naprawdę wszystko. Nawet komunikację, której pozornie nie da się wyrazić zero-jedynkowo. Na szczęście pozory lubią mylić. Co będzie Twoim celem? Szybsza komunikacja między pracownikami? Jeśli tak, to o ile szybsza – jak możesz to wyrazić na linii czasu? A może zależy Ci na łatwiejszej dostępności informacji, tak aby pracownicy w kilka sekund mogli być poinformowani o ważnej rzeczy? Jeśli tak, to może dobrym rozwiązaniem będzie Intranet? Określ swoje cele. Niech one będą podstawą do zmiany.

1. Pytaj o potrzeby pracowników – komunikacja jest dla ludzi. I to ludzie tworzą komunikację. Te dwa zdania powinny Ci przyświecać na każdym etapie usprawniania komunikacji wewnątrz organizacji. Bo nie robisz tych zmian dla siebie. Jasne, one przełożą się w ostatecznym rozrachunku na wyniki firmy, ale zacznij od najmniejszej komórki w organizacji, czyli pojedynczego pracownika. Wprowadź comiesięczne ankiety anonimowe, w których zapytasz o potrzeby i wyzwania pracowników oraz poprosisz o ocenę dotychczasowych działań. Coś w rodzaju ankiet NPS, które wysyłasz do klientów. Dlaczego nie wykorzystać tego na zapleczu firmy?

1. Stwórz kulturę feedbacku – jeśli ludzie boją się wyrazić sprzeciw lub swoje zdanie, to zawiodłeś/aś jako lider/ka. W takim przypadku koniecznością jest wprowadzenie kultury feedbacku. Brak oskarżania. Brak ocenienia. Brak bezpodstawnej krytyki. To podstawa, która buduje atmosferę swobodnego przepływu myśli.

1. Dopasuj kanały do potrzeb pracowników – nie strzelaj ślepakami. Jeśli wydaje Ci się, że newslettery wewnętrzne będą najlepszą formą komunikacji, a jednocześnie widzisz, że jedynie 19% pracowników czyta je regularnie, to nie próbuj zmieniać świata. Nie walcz z wiatrakami. Dobierz inną formę komunikacji. Być może pracownicy będą woleli otrzymywać ważne informacje na Slacku. 

1. Prowadź audyty działań komunikacyjnych – to, co nie jest pilnowane, rozwija się w niepożądanym kierunku. A tak właściwie, to może rozwijać się w dobrym kierunku, ale nawet o tym nie wiesz, bo przecież tego nie mierzysz. Dlatego nastaw się analitycznie nie tylko do przychodu czy zestawu kosztów, ale także do komunikacji. Regularne audytowanie jest podstawą do wdrażania zmian lub powielania działań, przynoszących wyraźny zysk.

1. Wychwytuj sygnały o konfliktach i adresuj konflikty w zespołach – konflikt jest integralną częścią komunikacji. W gruncie rzeczy jest potrzebny, tylko trzeba wiedzieć, jak wejść, jak być i jak wyjść z konfliktu. W tym przypadku kłania się poproszenie o wsparcie mediatora i zadbanie o wszystkie strony konfliktu jednocześnie. Nie chodzi o to, aby tylko jedna strona brała udział w procesie dochodzenia do optymalnego rozwiązania, tylko KAŻDA strona. Jeśli jedna osoba generuje konflikt, to odbije się on nie tylko na niej, ale na całym zespole. Wówczas potrzebne jest systemowe rozwiązanie. 

Szkolenie komunikacja w firmie

Chcesz świadomie komunikować się z zespołem? Zastanawiasz się, jak stworzyć zespół, którego członkowie będą dla siebie oparciem, a atmosfera w pracy będzie sprzyjała szybkiemu rozwojowi? Wybierz warsztaty z komunikacji, które usprawnią Waszą pracę.