Zasady współpracy w zespole

Na mnie to przemówienie zrobiło ogromne wrażenie i ciekawi mnie Twój odbiór? 

Bo widzisz,  nikt w pojedynkę nie wygrał jeszcze meczu piłkarskiego. Tak samo nikt nie wygrał wojny, ani nie nakręcił filmu. Praca zespołowa jest wpisana w naszą cywilizację i trudno temu zaprzeczyć. Podobnie, jak nie jesteśmy w stanie wygrać wielkich rzeczy w sporcie w pojedynkę, czy stworzyć wielkich dzieł sztuki, tak samo nie mamy zasobów do tego, aby prowadzić biznes na pełnych obrotach w jednoosobowym zespole. Bo przecież potrzebna jest księgowa, doradca podatkowy, podwykonawca, hurtownik czy kurier. A w większych korporacjach – współpracownicy, eksperci, specjaliści. Zatem od współpracy nie ma ucieczki. Pytanie – jak należy współpracować w zespole, aby wygrać w biznesie? 

4 zasady dobrej współpracy nie wystarczą…

Bo trudno zebrać listę uniwersalnych porad, które odnosiłyby się w równym stopniu do każdego zespołu i w każdym z nich celująco zdawały egzamin. 

Zespoły są nieco bardziej skomplikowaną materią niż obsługa samochodu, przepisy ruchu drogowego czy procedura produkowania samochodu od zera. Co wpływa na ich stopień skomplikowania? Człowiek. Każdy z nas ma swoje potrzeby i oczekiwania. Każdy boryka się z problemami osobistymi i aspiruje do innych rzeczy. Mimo wspólnej wizji, która łączy zespół, notorycznie może dochodzić do tarć, konfliktów i wyzwań. 

Na całe szczęście można zminimalizować ich częstotliwość. W tym celu konieczne będzie wprowadzenie zasad wpływających na kulturę organizacyjną oraz sam styl pracy. 

Ustalenie celów i kierunku działań

Jakiś czas temu pisałem o wizji, która łączy zespół. Być może na wyrost założyłem, że pojawia się ona w każdym zespole. Pewnie z doświadczenia wiesz, że ta misja wcale nie jest obecna w każdej firmie. Niektóre biznesy zatrudniają ludzi, bo tak trzeba. A pracownicy, wiele nie myśląc, wypełniają swoje obowiązki. Nie ma tym misyjności. Nie ma wspólnego kierunku. 

Ten model działa. Ale tylko do czasu. Przy pierwszym większym konflikcie mogą pojawić się schody nie do przejścia, bo kiedy zespół wespnie się na sam szczyt, znikąd pojawią się kolejne stopnie. No niestety.

Aby tego uniknąć, już na samym starcie konieczne jest ustalenie misji marki. Możesz to zrobić, odpowiadając na kilka pytań:

• Co robimy? 

• Dla kogo to robimy? 

• Jaki jest nasz cel? 

• Jak ważne jest dla nas zrealizowanie celu?

• Po czym poznamy, że osiągnęliśmy cel?

Te pytania przybliżą Cię do określenia wizji zespołu i jednocześnie nadania kierunku działaniom. 

Ustalenie kierunku jest szczególnie istotne, kiedy nie myślisz o firmie w kategoriach: „Zarobimy swoje i rozejdziemy się do domu”, tylko liczysz na coś więcej. 

Dobrze, kiedy w zespole jest jedna osoba, której codziennym zadaniem jest nawigowanie, czyli monitorowanie, czy cały czas poruszamy się w dobrym kierunku. Czy wiatr (czynniki zewnętrzne) lub zaniedbywanie obowiązków (czynniki wewnętrzne) nie spychają nas z kursu? 

Sam kierunek to za mało. Bo on pokazuje tylko finalny punkt na mapie. A przecież do celu prowadzi droga. Ona z kolei składa się z pośrednich celów. To super istotne. 

Każdy członek zespołu powinien znać kierunek oraz cele pośrednie, które do niego prowadzą. Powinien wiedzieć, co leży po jego stronie i rozumieć swoje zadania (to istotne!). Z braku zrozumienia bierze się lwia część konfliktów i sytuacji kontrproduktywnych w organizacji.

Kultura feedbackowania

Feedback is king – chciałoby się powiedzieć. Bo gdzie praca z ludźmi, tam konieczna informacja zwrotna. I wcale nie chodzi mi wyłącznie o informację zwrotną w postaci „oceny” czy krytyki (zobacz bardzo ciekawą dyskuję na LinkedIn dotyczącą krytyki w dawaniu feedbacku: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7232665691739336704/) wykonanego zadania. Do tego rodzaju feedbacku ogranicza się większość organizacji. 

Ale przecież z feedbacku można korzystać zdecydowanie bardziej rozsądnie. Weźmy pod uwagę sytuację, którą omawiałem w poprzednim nagłówku. Pracownik otrzymuje listę zadań do wykonania… i co dalej? No powinien dać feedback, czy wie, o co chodzi, czy je rozumie, czy ma zasoby, aby je zrobić. 

Taka jasna deklaracja pozwoli opiekunowi danego projektu przejść do kolejnych działań, z tyłu głowy mając fakt, że pracownik wie, co ma zrobić i w jaki sposób. To nadaje pracy innej perspektywy.

O tym jak udzielać feedbacku przeczytaj tutaj: Jak przygotowywać konstruktywny feedback – 2 modele, które mogą ułatwić komunikację

Budowanie zaufania – zasady pracy w grupie

O zaufaniu mówi się zdecydowanie za mało, częściej stawiając na samą efektywność i produktywność pracowników. A przecież nie od dziś wiadomo, że bez zaufania nie ma zespołu. 

To szczególnie widać w firmach, które pracują projektowo nad usługami, np. agencje marketingowe czy consultingowe. Project manager powinien darzyć zaufaniem każdego specjalistę i mieć pewność, że wykonuje swoją pracę na najwyższym poziomie. 

Powinien mieć ogromne zaufanie do copywritera, który napisze tekst do reklamy. Do designera, który zaprojektuje kreacje reklamowe. No i na końcu do specjalisty PPC, który wyklika kampanię. Kiedy każda z tych przestrzeni jest zagospodarowana na odpowiednim poziomie, klient może być usatysfakcjonowany. Ale do tego potrzebne jest wsparcie.

W zespołach bez zbudowanego zaufania bardzo często pojawia się “przerzucanie winą”. Project manager wysyła projekt do akceptu klienta, a ten narzeka, że praca nie została wykonana dobrze, jednocześnie nie podając żadnych argumentów. W takiej sytuacji project manager powinien bronić swojego zespołu, zamiast bezkrytycznie przyjmować każdą uwagę klienta. To właśnie na tym polega zaufanie.

Rozwiązywanie konfliktów w zespole

Ominąć można wiele rzeczy. Skałę na szlaku górskim, dziurę na ulicy, czy rowerzystę. Ale z całą pewnością nie da się ominąć konfliktów, zwłaszcza w obrębie firmy, gdzie dochodzi do konfliktu interesów, inflacji ego, wyrażania ambicji.

Mniej odpowiedzialne firmy nie przygotowują się na konflikt wcale. Po prostu czekają na niego z otwartymi ramionami. Kiedy nadejdzie, zaczną się nim dopiero przejmować. Dopiero wtedy pomyślą o rozwiązaniu. 

Bardziej świadome firmy opracowują modele i procedury na tę okazję, aby nie dać się zaskoczyć. Dzięki temu twardo mogą stąpać po biznesowym gruncie.

Zdecydowanie bliżej mi do drugiego podejścia. Z tej okazji opracowałem artykuł, w którym opisuję, jak rozwiązywać konflikty między pracownikami.

Wyrażanie uznania – dawanie kudosów

Poklepanie po plecach i powiedzenie: „Dałeś sobie z tym świetnie radę. Jestem cholernie dumny!” nie tylko działa na dzieci czy nastolatków przy okazji wizyty rodzica w szkole i zapoznania się z dobrymi ocenami podopiecznego. Działa również na pracowników i współpracowników.

Potrzeba uznania i szacunku jest jedną z ważniejszych potrzeb dla każdego człowieka, zwłaszcza ambitnego. A o takich mówimy, myśląc w kontekście kariery biznesowej. 

Do etosu pracy zespołu należy wpisać dedykowany punkt poświęcony wyłącznie składaniu pochwał. To naprawdę ważne i spajające cały team. Możecie zacząć od jednego dnia w tygodniu (np. piątku), w którym nikt nie będzie gryzł się w język z pochwałami. Potem chwalenie innych wejdzie wam w krew na tyle, że „kudosy” będą się pojawiać od poniedziałku do piątku.

Granica między pracą zawodową a życiem osobistym

Nieważne czy omawiamy zasady pracy w grupie, czy zasady pracy jakiejkolwiek. Wyraźna linia między życiem zawodowym a osobistym jest koniecznością. To ona daje członkom zespołu poczucie bezpieczeństwa. Zespół powinien to respektować. 

Jeśli ktoś ma urlop, to ma urlop. Jego prawo i świętość. W tym dniu nie ma opcji, że ktoś do niego dzwoni i zawraca głowę. Chyba że jest to serio przypadek krytyczny. Ale takie zdarzają się naprawdę bardzo rzadko, praktycznie nigdy. 

To samo dotyczy godzin po pracy. Po wyjściu z biura, czy zamknięciu laptopa kontakt z firmą się urywa. To znaczy… Na własne życzenie pracownik może się zalogować do systemu (choć niektóre firmy nawet blokują takie działanie, chcąc uwolnić pracowników od pracy), ale nie powinien być do tego zmuszany w żaden sposób. 

Stosowanie tej prostej zasady – która mówi o tym, że w pracy się pracuje, a w domu odpoczywa – sprawia, że współpraca idzie jak po maśle, bo członkowie zespołu wiedzą, na ile mogą sobie pozwolić.

Zasady pracy zespołowej – podsumowanie

Zasady nie tylko przydają się w ruchu drogowym, powietrznym, szkole, urzędzie czy domu, ale także wewnątrz zespołu. Dzięki nim członkowie zespołu wiedzą, na czym stoją, przez to czują się pewniej. 

Jakie zasady wdrażasz w swoim zespole? Odezwij się do mnie przez media społecznościowe. Z przyjemnością poznam Twoją perspektywę.